Das Portable Document Format (PDF) ist ein weit verbreitetes Dateiformat, das für die Anzeige und den Austausch von Dokumenten entwickelt wurde. PDFs sind bekannt für ihre Fähigkeit, Dokumente unabhängig von der Software oder dem Betriebssystem des Empfängers einheitlich darzustellen. Mit PDFs können Benutzer Dokumente anzeigen, drucken und, in einigen Fällen, bearbeiten. Zu den häufigsten Anwendungen gehören das Konvertieren von Daten und Dokumenten in ein stabiles Format, das Erstellen und Ausfüllen von Formularen sowie das Verwalten von Berichten und Rechnungen.
Im Kontext eines ERP-Systems wird das PDF-Format oft verwendet, um wichtige Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Berichte und Verträge zu verwalten. ERP-Systeme bieten Funktionen zur Erstellung und Konvertierung von Daten in PDF-Dateien, was eine einfache Archivierung und Weitergabe von Informationen ermöglicht. Dokumente können direkt aus dem ERP-System heraus erstellt, angezeigt und gedruckt werden. Zusätzlich können PDF-Dateien bearbeitet und konvertiert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert und den Workflow optimiert. Das ERP-System sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente im PDF-Format korrekt und sicher verarbeitet werden, um eine reibungslose Dokumentenverwaltung und -archivierung zu gewährleisten.